VI Międzynarodowy Kongres św. Hildegardy

REGULAMIN

Na terenie organizacji Kongresu zabronione jest prowadzenie marketingu działalności własnej lub podmiotów trzecich w jakiejkolwiek formie, zwłaszcza poprzez rozpowszechnianie materiałów reklamowych, bez zgody organizatora.

§ 1.

Definicje i określenia zawarte w Regulaminie

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o „Kongresie“ oznacza to VI Międzynarodowy Kongres św. Hildegardy zorganizowany w Polsce.
Ilekroć w Regulaminie mowa jest o „Uczestniku“ oznacza to Uczestnika VI Międzynarodowego Kongresu św. Hildegardy w Polsce.
Ilekroć w Regulaminie mowa jest o „opłatach“ oznacza to opłaty rejestracyjne w Kongresie.
Ilekroć w Regulaminie mowa jest o „Organizatorze“ oznacza to organizatorów Kongresu: Polskie Centrum św. Hildegardy oraz Opactwo Benedyktynów w Tyńcu.

§ 2.

Postanowienia ogólne

2.1. VI Międzynarodowy Kongres św. Hildegardy odbędzie się w dniach 20-22 października 2023 roku w Polsce (Kraków, Opactwo Benedyktynów w Tyńcu).

2.2. Organizatorami Kongresu są:
Polskie Centrum św. Hildegardy,
Opactwo Benedyktynów w Tyńcu,
Stowarzyszenie Centrum św. Hildegardy w Polsce,
Hildegarda Sp. z o.o.

2.3. Uczestnikami Kongresu są: członkowie Stowarzyszenia, absolwenci Studium św. Hildegardy, wykładowcy, zaproszeni goście, prowadzący działalność gospodarczą, przedstawiciele firm posiadających osobowość prawną, wydawnictwa oraz wszyscy zainteresowani osobą i dziełem św. Hildegardy.

2.4. Uczestnikiem, który przedstawia prezentację, wygłasza wykład bądź odczyt jest:
Osoba biorąca udział w sesji Kongresu z własną prezentacją;
Osoba zakwalifikowana do wystąpienia na forum Kongresu przez Organizatora, o czym zostanie poinformowana drogą elektroniczną we właściwym czasie.

2.5. W ramach Kongresu odbywać się będą wykłady, warsztaty, prelekcje, panele dyskusyjne. Udostępnione zostaną także stanowiska wystawiennicze.

2.6. Ilość udostępnianych stanowisk wystawienniczych jest ograniczona.

2.7. Oficjalny serwis internetowy Kongresu znajduje się pod adresem: https://www.hildegarda.pl/vi-miedzynarodowy-kongres-sw-hildegardy/

2.8. Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują wszystkich Uczestników Kongresu.

§ 3.

Zasady uczestnictwa

3.1. Warunkiem udziału w Kongresie jest spełnienie, do dnia 30 września 2023 roku, łącznie dwu przesłanek: dokonanie zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie oraz wniesienie opłaty w wysokości przewidzianej przez Organizatorów.

3.2. Formalne dokonanie zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie może nastąpić poprzez:

3.1.1. Wypełnienie online formularza rejestracyjnego ze zgłoszeniem uczestnictwa w Kongresie, dostępnego na stronie internetowej Organizatorów. Link do formularza online tutaj,

bądź

3.1.2. dokonanie zgłoszenia uczestnictwa telefonicznie dzwoniąc do biura Organizatora:
Hildegarda, tel. + 48 516 036 062

3.2. Przewidziana przez Organizatora opłata za uczestnictwo w Kongresie wynosi:
500,00 zł (w tym VAT) dla Członków Stowarzyszenia Centrum św. Hildegardy w Polsce (ilość miejsc ograniczona),
500,00 zł (w tym VAT) dla absolwentów Studium św. Hildegardy (ilość miejsc ograniczona),
700,00 zł (w tym VAT) dla pozostałych Uczestników (ilość miejsc ograniczona).

3.2.2. Zwolniony z opłat jest Uczestnik, który przedstawia prezentację, wygłasza wykład bądź odczyt oraz zaproszeni goście. W zakresie prezentacji oraz wykładów Organizator zastrzega sobie prawo do ustaleń personalnych i tematycznych wraz z dokonywaniem wyboru. Listę zaproszonych gości ustala i sporządza organizator.

3.2.3. Opłatę rejestracyjną w odpowiedniej wysokości należy przesłać na konto Organizatora z dopiskiem KONGRES 2023:

Konto bankowe – wpłaty w złotych polski – PLN
Bank PKO BP w Legnicy
Numer konta bankowego: 67 1020 3017 0000 2202 0357 1007
SWIFT/BIC: PKO PL PW
IBAN: PL67102030170000220203571007

Konto bankowe – wpłaty w walucie Euro – EURO
Bank PKO BP w Legnicy
Numer konta bankowego: 33 1020 3017 0000 2702 0278 8487
SWIFT/BIC: BPKOPLPW
IBAN: PL33102030170000270202788487

podając następujące dane:

w przypadku opłaty od osoby indywidualnej: imię i nazwisko oraz adres;
w przypadku opłaty od osoby prowadzącej działalność gospodarczą: nazwę bądź imię i nazwisko, adres, NIP;
w przypadku działalności posiadającej osobowość prawną: pełną nazwę firmy, adres, numer KRS lub NIP oraz imię i nazwisko osoby , za którą dokonana jest opłata.

3.2.4. Opłata winna być uiszczona w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 września 2023 roku.

3.2.5. Na życzenie Organizator wystawi każdorazowo fakturę VAT.

3.2.6. Deklaracja uczestnictwa w Kongresie zawiera wyszczególnione świadczenia na rzecz Uczestnika, których wartość została uwzględniona w ramach opłaty rejestracyjnej.

3.2.7. Koszty uczestnictwa w Kongresie wykraczające poza świadczenia wyszczególnione w ust. 3.2.6. Uczestnik ponosi we własnym zakresie.

3.3. Termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w Kongresie za pośrednictwem serwisu internetowego oraz zgłoszeń telefonicznych upływa z dniem 30 września 2023 r. Organizator zastrzega sobie możliwość wydłużenia terminu rejestracji.

§ 4.

Promocja i status Sponsora

4.1. Na terenie organizacji Kongresu zabronione jest prowadzenie marketingu działalności własnej lub podmiotów trzecich w jakiejkolwiek formie, zwłaszcza poprzez rozpowszechnianie materiałów reklamowych, poza sytuacjami przewidzianymi w ust. 4.2. i 4.4. 

4.2. Podczas trwania Kongresu Organizator stwarza Uczestnikom możliwość promowania własnych działań, po uprzednim uzyskaniu zgody Organizatora, w następujących odpłatnych formach:

Klasa A – umieszczenie logo w internetowych materiałach reklamowych i informacyjnych za kwotę 1.000 zł + VAT
Klasa B – jak w klasie A plus możliwość ustawienia zaakceptowanego uprzednio przez Organizatora banneru reklamowego o wymiarach do 2 m2, łącznie  za kwotę 1.500 zł + VAT
Klasa C – jak w klasie B plus możliwość skorzystania z miejsca wystawienniczego (ustawienia stoiska z produktami), łącznie za kwotę  2.000 zł + VAT. Organizator uprzedza, iż ilość miejsc wystawienniczych jest ograniczona. Szczegółowych informacji o miejscach wystawienniczych udziela Ewa Walkowska pod numerem telefonu 500 791 420.

4.3. Kwoty można przesyłać wraz z opłatą rejestracyjną na konto:

Bank PKO BP w Legnicy

Numer konta bankowego  55 1020 3017 0000 2102 0171 7990

podając przy tym tytuł wpłaty: KONGRES 2023 – Klasa A, B lub C oraz następujące dane:

w przypadku wpłaty indywidualnej: imię i nazwisko, adres;
w przypadku wpłaty przy działalności gospodarczej: nazwę bądź imię i nazwisko, adres, NIP;
w przypadku wpłaty przy działalności posiadającej osobowość prawną: pełną nazwę firmy, adres, NIP oraz imię i nazwisko osoby, która dokonuje wpłaty.

4.3.1. Powyższa należność winna być uiszczona w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 września 2023 roku.

4.4. Możliwość skorzystania ze statusu Sponsora następuje każdorazowo i indywidualnie po zgłoszeniu  chęci skorzystania z tego statusu na piśmie Organizatorowi, ustaleniu szczegółów oraz  wniesieniu kwoty, którą należy przesłać na konto Organizatora:

Bank PKO BP w Legnicy

Numer konta bankowego 55 1020 3017 0000 2102 0171 7990

4.4.1. Kwotę można przesłać wraz z opłatą rejestracyjną, podając przy tym tytuł wpłaty KONGRES 2023 – Sponsor oraz następujące dane:

w przypadku wpłaty indywidualnej: imię i nazwisko, adres;
w przypadku wpłaty przy działalności gospodarczej: nazwę bądź imię i nazwisko, adres, NIP;
w przypadku wpłaty przy działalności posiadającej osobowość prawną: pełną nazwę firmy, adres, NIP oraz imię i nazwisko osoby, która dokonuje wpłaty.

4.4.2. Powyższa należność winna być uiszczona w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 września 2023.

4.5. Nieuregulowane w terminie ustalonym przez Organizatora opłaty oraz kwoty zadeklarowane przez Uczestników upoważnią Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie, a także odstąpienia od udostępnienia statusu Sponsora, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

§ 5.

Rezygnacja z uczestnictwa

5.1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Kongresie. Rezygnacja wymaga formy pisemnej do dnia 14 sierpnia 2023 roku.

5.2. Oświadczenie Uczestnika o rezygnacji z udziału w Kongresie skutkuje następująco:

Organizator po otrzymaniu od Uczestnika oświadczenia o rezygnacji z udziału w Kongresie do dnia 14 sierpnia 2023 roku zwróci Uczestnikowi opłatę rejestracyjną i pozostałe wynikające z postanowień niniejszego Regulaminu w pełnej kwocie na konto bankowe, które wskaże Uczestnik w oświadczeniu o rezygnacji z udziału w Kongresie.
Organizator po otrzymaniu od Uczestnika oświadczenia o rezygnacji z udziału w Kongresie po dniu 14 sierpnia 2023 roku ma prawo zatrzymać opłatę rejestracyjną i pozostałe kwoty wynikające z postanowień niniejszego Regulaminu.

§ 6.

Odpowiedzialność Organizatora i Uczestnika

6.1. W przypadku, gdy Kongres nie odbędzie się z winy Organizatora, Organizator dokona niezwłocznie zwrotu pełnej kwoty wniesionej opłaty rejestracyjnej i opłat, o których mowa  w ust. 4.2 i 4.4 niniejszego Regulaminu na konto bankowe, z którego została dokonana płatność.

6.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez Uczestnika w Kongresie spowodowany siłą wyższą lub wywołany z winy Uczestnika.

6.3. Organizator Kongresu nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy niedopilnowane przez Uczestnika i w konsekwencji zagubione, skradzione, a także zniszczone.

6.4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, na terenie których odbywa się Kongres, jak również w miejscu zakwaterowania.

§ 7.

Zgoda i oświadczenie

7.1. Uczestnik Kongresu wyraża zgodę na nieodpłatne: utrwalanie, rozpowszechnianie i wykorzystanie utrwalonego przez Organizatora swojego wizerunku i głosu w trakcie obrad kongresowych w materiale sprawozdawczym, dokumentującym przebieg Kongresu.

7.1.2. Utwór opracowany z wykorzystaniem wizerunku i głosu może być wykorzystany i rozpowszechniany przez Organizatora zgodnie z art. 50 ustawy o prawie autorskim i innych przepisach, a w szczególności w materiałach sprawozdawczych oraz mediach. Obejmuje to także publiczne odtwarzanie i nie jest ograniczone terytorialnie.

7.2. Uczestnik Kongresu oświadcza, że dane i informacje zawarte w formularzu zgłoszeniowym są zgodne z prawdą.

7.3. Dokonanie rejestracji uczestnictwa w Kongresie jest tożsame z zaakceptowaniem postanowień niniejszego Regulaminu.

§ 8.

Postanowienia końcowe

8.1. Organizator ustala program Kongresu oraz ma prawo dokonywania w nim zmian również w trakcie trwania Kongresu, a w tym: zmiany prelegentów i kolejności ich wystąpień, rozkładu czasowego.

8.2. Dla potrzeb Kongresu ma zastosowanie ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014, poz.1182 )

8.3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Kongresie będą w pierwszej kolejności  rozpatrywane na drodze polubownej.

8.4. W sprawach spornych i nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

8.5. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie internetowej Kongresu.

8.6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Wszelkie zmiany w Regulaminie wprowadzane są przy pomocy aneksu. Zmiany wchodzą w życie z chwilą publikacji aneksu do Regulaminu na stronie internetowej Kongresu.

Kraków, dnia 08.07.2023

 

Organizatorzy:

Polskie Centrum św. Hildegardy dr Alfreda Walkowska

Stowarzyszenie Centrum św. Hildegardy w Polsce

Benedicite Jednostka Gospodarcza Opactwa Benedyktynów w Tyńcu

Opactwo Benedyktynów w Tyńcu

Hildegarda spółka z o.o.